Како да ги поправите комуникациските грешки што создаваат конфузија на работното место

Замислете некои од разговорите што ги имате во текот на работниот ден што најмногу ве фрустрираат. Вашиот глас не се слуша за време на состаноци; одделот за човечки ресурси испраќа нејасни, збунувачки меилови. Чувствувате како анксиозноста се зголемува бидејќи лицата кои треба директно да ви рапортираат не ги извршуваат зададените задачи.

Секој од овие случаи има една заедничка работа: неуспешна комуникација, пишува Ајтекин Танк, основач на познатиот сајт за креирање онлајн формулари – JotForm, поставен во 2006 год. Кога комуницираме, нашата основна цел е да постигнеме заемно разбирање. Целиме кон тоа сите да се согласуваме и да сме на иста страна, и да се движиме во иста насока.

Сега кога работењето од дома за многумина е норма, може да биде лесно да се збркаат нештата кога сме постојано поврзани со нашите колеги на Zoom или Slack и кога тоа се смета за ефикасна комуникација. Сепак, тоа не е исто. Во прилог се неколку стратегии што ќе ви помогнат да бидете сигурни дека колегите ги разбираат вашите поенти, но и дека вие ги слушате нив.

Одбегнувајте претпоставки

Еден од најбрзите начини комуникацијата да стане невозможна е претпоставката дека вашите слушатели го поседуваат истото знаење како и вие.

Алан Ханкинс, автор на книгата „Разоткривање на лидерскиот код“ вели: „Вие сте центарот на вашата информација. Информацијата е кристално јасна во вашиот ум, но никој друг го нема истото искуство како вие… Недостатокот на контекст, неможноста да се врамат нештата, може да создаде погрешно разбирање“.

Противотровот за одбегнување забуни генерирани од претпоставки е јаснотија. Бидете сигурни дека вашата порака е директна и мерлива, и кога има сомнежи, обезбедете прилично голема количина информации наместо недоволно податоци.

Ако не сте сигурни дека вашата идеја е сфатена од другите, тогаш едноставно прашајте ги слушателите. Видете дали можат да ги парафразираат вашите зборови. Не претпоставувајте дека вашата порака е примена само поради тоа што гласно сте ги изговориле зборовите. На сличен начин, одбегнете да правите претпоставки дека испратен емаил е стекнато разбирање. Во несигурната и често пати еднонасочна емаил комуникација, разговор со вашиот партнер по испраќањето на пораката е клучна активност за успешно пренесена порака.

Разјаснете ги вашите цели

Секој кој барем еднаш добил нејасен, збунувачки, или целосно бесмислен емеил знае да го цени фактот дека повеќе комуникација не е исто што и добра комуникација. Пред да стиснете „ентер“ на прозорчето за разговори на комуникациската платформа или пред да стиснете „сенд“ на меил што го испраќате до повеќе колеги, дајте си малку време да размислите што сакате да постигнете.

Ако точно знаете која е вашата цел, тогаш тоа ќе ви помогне да го одберете вистинскиот медиум за комуникација. На пример, пред да свикате состанок со целиот тим, добра идеја е да се запрашате себеси дали тоа е најдобриот начин да ги натерате сите да ве следат во реализацијата на проектот. Дали истата порака може да се пренесе во емеил? Истражувањата посочуваат дека луѓето често пати несвесно трошат време на работа, вообичаено тоа се активности со кои го прекриваат нивното неработење, како што се проверки на нотификациите на социјалните медиуми. Одбегнете да давате свој придонес во ваквите активности што го одземаат вниманието со тоа што нема да ги оптоварувате колегите со непотребна комуникација.

Обрнете внимание на тонот што го користите во комуникацијата

Академикот Алберт Мехрабијан воведе еден концепт, познат како правилото „7-38-55“. Според ова правила, 7% од комуникацијата е вербална, 55% отпаѓа на говорот на телото, а останатите 38% се сведуваат на тонот на вашиот глас. Последователните анализи откриваат дека овој сооднос не е толку едноставен како што изгледа, бидејќи е точно дека голем дел од она што го комуницираме се сведува на тонот.

Кога станува збор за вербална комуникација, начинот на кој кажувате нешто е важен. Ханкинс забележува дека експертите од маркетинг индустријата често пати го користат овој концепт кога сакаат да создадат убедителни материјали на емоционално ниво. „Луѓето се поттикнати многу повеќе од емоции отколку од логика. Тонот на нашиот глас испраќа пораки за тоа како се чувствуваме“.

Посветувањето внимание на тонот на вашиот глас не е само вербална комуникација. Во пишана комуникација, тонот се пренесува преку изборот на говор, стилот и лексичкиот регистар. На пример, кога роднини ви испраќаат емеил каде секој збор е напишан со големи букви или каде секоја реченица завршува со извичник. Во обата случаи, се чувствувате како испраќачот на пораката вика додека ви се обраќа.

Во работна средина, вашиот пишан тон е многу важен. Бидете свесни за разликата помеѓу испраќање разговорна, брза порака без интерпункциски знаци на пријател од канцеларија и испраќање официјален меил до вашиот шеф со последните активности од спроведениот проект. Со фокусирањето на тонот во вашата пишана комуникација или во вашиот говор, ќе имате повеќе шанси да ги остварите вашите цели на работа.

Практикувајте активно слушање

Комуникацијата е двонасочна улица. Ако не слушате, тогаш не комуницирате ефикасно. Тоа не е едноставно.

Постои разлика помеѓу активното и пасивното слушање. Активното слушање значи дека потполно сте го апсорбирале тоа што го кажал говорникот и дека покажувате дека сте ги разбрале неговите зборови. Секако, ова значи дека немало прекини во неговиот говор од ваша страна, не сте потпрашувале во текот на неговото излагање и не сте го одвеле разговорот во друга насока од темата на говорникот.

Во мојата компанија, вели Танк, секој од нашите милиони корисници има опција за нашиот производ. Но ние веруваме дека нивните повратни информации се непроценливи, бидејќи така знаеме што функционира а што не. Признавам, продолжува тој, дека тие повратни информации не се секогаш лесни за слушање, но кога ги прифаќаме потребите и желбите на нашите клиенти, тогаш можеме да испорачаме подобар производ.

„Да бидам јасен, слушањето не значи дека вие се согласувате со се` што ви кажуваат. Уште повеќе, секој учесник во разговорот има одговорност да негува средина што овозможува отворена комуникација,“ потенцира Танк. Активното слушање, како и избегнувањето јазик што осудува и почита кон гледните точки на другите, сочинуваат голем дел од ефикасната и транспарентна комуникација.

Извор: Fast Company

поврзани статии

ОСТАВЕТЕ ОДГОВОР

ве молиме внесете го вашиот коментар!
ве молиме внесете го вашето име овде

прочитај повеќе

Започнете бизнис на страна и изградете си империја

Една од најголемите пропуштени можности во животот е започнување мал сопствен бизнис, цени Тим Денинг, успешен блогер од Австралија, новинар за Си-Ен-Би-Си...
- Advertisment -