Без разлика дали работите од дома или во канцеларија, голем број луѓе имаат тешкотии да го одржат фокусот, да бидат продуктивни и времено да ги завршат сите задачи, смета Антони Џ. Јанг, новинар и писател од областа на претприемништвото и ефикасноста на работното место и патник со полно работно време.
Откако се самовработив во 2013 година, создадов успешен бизнис, започнав бројни хонорарни ангажмани, завршив многу големи проекти за неколку клиенти одеднаш и работев далеку помалку од 40 часа неделно, додека истовремено патував низ светот и се селев во десетици различни градови.
- Ако не работите во понеделник наутро, ќе бидете супер-продуктивни
- Како да ги ангажирате вработените (и себеси) за да ја подобрите продуктивноста
- Нов тренд меѓу професионалците: виртуелни сесии за продуктивност
Но, мојата тајна не се состои во тампони за уши, кафе и повисока доза само-дисциплина, или магична апликација за менаџирање време. Всушност, не користам ниту една алатка што би требало да ми ја зголеми продуктивноста, продолжува тој.
Во оваа статија ќе ви ги покажам конкретните, ефикасни стратегии што ми помогнаа да ја зголемам продуктивноста до небо и да постигнам одлични резултати без да се потпирам на моќта на волјата.
Многу е возможно, и без разлика дали сте сопственик или вработен, овие совети и вам да ви помогнат.
Избегнувајте ги најлошите убијци на продуктивноста
Често пати, луѓето се обидуваат да ја засилат продуктивноста со додавање секакви ресурси: алатки за менаџирање време, апликации за следење на времето, календари, блокирање одредени сајтови, читање книги за продуктивност, итн.
Но, трансформацијата на неефикасен систем во ефикасен не води кон зголемена продуктивност. Пред да додадете повеќе, почнете да ги отстранувате работите што ја убиваат продуктивноста.
„Не станува за дневно зголемување туку за дневно намалување. Тргнете го тоа што не е неопходно,“ Брус Ли.
Правило бр. 1: првото нешто наутро никогаш да не ви биде проверка на мејловите или пораките. Дури 55% од Американците го проверуваат мејлот пред да одат на работа.
Проблемот со одговарање на мејловите или пораките толку рано е тоа што луѓето се во состојба на реакција: ја полнат главата со задачи, стрес фактори и мали пожари што треба да ги изгасат дури и пред да имаат шанса да ги завршат приоритетните обврски.
И, бидејќи ги проверуваат електронските сандачиња пред да одат на работа, не можат да направат ништо во врска со тоа! Па прочитаните информации им стојат на памет цело утро и тие не можат да бидат целосно присутни.
Правило бр. 2: ограничете ги сите нотификации.
Телефоните се фабрика за одвлекување на вниманието – со сите видови известувања, пораки, потсетници и нотификации, телефонот е како да чувате новородено бебе во џеб. Така е невозможно е да се фокусирате.
Прво и основно, човечкиот род не го бива за мултитаскинг. Без разлика колку многу се обидувате, ако добивате нотификации на неколку минути не можете добро да се фокусирате на тоа што го работите.
Второ, ако нотификацијата ве одвлекува од вашата работа, кога ќе се вратите назад ќе потрошите многу време да го приспособите умот, одново да се фокусирате и да се вратите на истото ниво на продуктивност пред да ви биде одвлечено вниманието. Всушност, секој пат губите околу 23 минути од вашето време.
Трето, проверката на нотификациите е како дрога. Секој пат кога проверувате порака, мејл, известување, вашиот мозок ослободува допамин – хемикалија која прави да се чувствуваме добро.
На крај, вашето тело станува зависно од овие хемикалии и почнувате да копнеете по нив. Единствениот начин да го задоволите тој копнеж е да проверите што се случува на Gmail, Slack, Instagram, Facebook итн.
Многу едноставно решение е да го нагодите телефонот како да сте во авион или на „не вознемирувај“ за време на конкретни периоди од денот, особено наутро.
Силно препорачувам да ги откажете сите небитни известувања од сите апликации на телефонот.
Правило бр. 3: првото нешто натуро нека не ви биде гледање ТВ, читање вести, или проверка/користење на социјалните медиуми.
Продуктивност е кога ги остварувате највисоките приоритети на ефикасен и ефективен начин. Примери за тоа се спроведување на проектите на вашиот работодавец, создавање сопствен бизнис, ангажман на хонорарна работа, пишување книга што отсекогаш сте сакале, тренирање за маратон, стекнување диплома..
Шансите се големи дека вашите врвни приоритети не се на Instagram, или во мејловите или во гледањето спортска програма. Проблемот, кога луѓето ги започнуваат утрата со консумирање информации, е дека не направиле еден чекор кон остварувањето на нивните цели, а веќе го полнат умот со најчесто непотребни работи.
Ништо од тоа нема да им помогне да ги завршат најголемите задачи. Што е уште полошо, дневните вести ги прават луѓето да се чувствуваат негативни, под стрес и песимисти, што дополнително влијае на продуктивноста.
Освојте го најважното време од денот
Трикот до огромното зголемување на вашата продуктивност е многу едноставен: освојте ги првите три часа по будењето. Во овој период од денот сме најкреативни, фокусирани, будни, продуктивни и полни со енергија.
Затоа е важно да ги заштитите утрата и да се осигурате дека тие часови ги претворате во капитал.
Еве како. Прво, одвојте неколку минути на самиот почеток на денот и смислете некоја одлична утринска рутина. Може ви звучи нелогично да поминувате време наутро на нешто што не е работа, туку на ваша подготовка за работа. Ви ветувам дека тие неколку минути ќе ја трансформираат вашата продуктивност.
„Да имав осум часа на ден да исечам дрво, првите шест ќе ги поминев во острење на секирата,“ Абрахам Линколн.
Неколку идеи како да „ја изострите секирата“: медитација, прошетка, здрава храна.. Читајте нешто што ќе ве инспирира. Запишете ги вашите цели. Протегнете се….
Не мора да биде нешто комплицирано, или нешто што одзема многу време. Едноставно, направете нешто што ќе ви помогне да се чувствувате 100% подготвени – ментално, физички и емоционално, за потоа да бидете фокусирани, инспирирани, насочени и мотивирани. Потоа, кога ќе почнете со работа, ќе имате тон енергија да работите на тековните проекти.
Второ, избегнувајте да носите премногу неважни одлуки и наместо тоа, правете ги истите нешта секој ден. Ова е тајната на елитните спортисти: тие ги прават истите смешно досадни рутини секој можен ден. Ја јадат истата храна. Ги прават истите вежби, се загреваат на ист начин.
Повторно, утрата се периодите кога сте најпродуктивни и фокусирани. Не трошете ја менталната енергија на банални одлуки: што ќе јадам? што ќе правам? што да облечам? каде ќе одам?
Вистината е дека имаме ограничена количина висока ментална ефикасност секој ден. Со правењето на истите нешта секој ден, можете да ја искористите таа висока когнитивна енергија за работите што се важни бидејќи сите помали детали во денот ќе бидат ставени на автоматски пилот.
Трето, работете одлично. По вашата утринска рутина, можеби имате околу 2 – 2,5 часа остаток од тие први три саати. Тогаш сте најефикасни во работењето.
Зошто треба да креирате мали задачи
Многу луѓе мислат дека се мачат да ги завршат задачите поради мрзеливост или недостаток на волева моќ, мотивација или одлучност. Но често пати, вистинската причина е многу поедноставна!
На пример, нечија листа со задолженија може да изгледа вака: – напиши статија за блог; – нов вебсајт. Но, вистинскиот проблем е што секоја задача е преголема! Пишувањето статија и изработувањето сајт може да трае помеѓу 3 и 30 часа! Секоја задача е толку голема и бескрајна, што нема однапред одредено времетраење или начин да се измери нејзиното завршување, освен да ја завршите проклетата задача.
И ако задачата на крајот вистина бара 30 часа, ќе остане на вашиот список со задолженија со денови или недели.
Наместо тоа, разложете ја активноста во конкретни дејства и задачи што идеално можат да се завршат за еден час.
На пример, наместо да имате „напиши статија за блог“, можете да наведете „напиши нацрт за статијата“, „напиши го воведот“, „напиши 10 различни идеи за наслов“, „напиши 200 збора“, итн. Сите овие задолженија се конкретни дејства и можат да се измерат.
Поставувајте приоритети како професионалец
Една од лекциите што ми го променија животот доаѓа од правилото „80/20“. Ова правило е познато како „принципот Парето“ и објаснува дека околу 80% од вашите резултатите доаѓаат од околу 20% од вашиот напор. Во контекст на продуктивноста, тоа значи дека 20% од вашата работа создаваат 80% од резултатите.
Сепак, многумина прават листи со задолженија без некој конкретен ред, па можат да завршат голем дел од нив до крајот на денот, но да добијат многу малку резултати, ако воопшто добијат. Вистината е дека сечија листа со задолженија содржи малку ставки што имаат „најголемо влијание на вашиот џеб“. Така што, одберете 3 најважни работи, не повеќе од три, и тие напишете ги најгоре. Потоа, завршете ги тие три работи една по една и не пипајте ништо друго на списокот пред да ги завршите тие 3.
Ако прво работите на тие три клучни работи, ќе имате повеќе резултати со секој одминат ден.
Повторно, највисок степен на креативност, фокус и ментална енергија имаме наутро, така што одвојте го најдоброто време од денот за задачите со најголем приоритет.
За да откриете кои се вашите 3 најважни задачи, најдете одговор на прашањата: Кои три нешта апсолутно не можат да почекаат до утре? Со кои три нешта, ако ги завршам а не правам ништо друго, би можел да преживеам? Кои се трите работи што ќе извршат најголемо влијание во мојот живот?
Ако случајно имате пет клучни задачи што треба да се завршат денес, откријте кои се двете работи што ако не ги направите, ќе доведат до најмали реперкусии. Потоа, другите три направете ги приоритет.
Ако научите како да поставувате приоритети, ќе ја трансформирате не само вашата продуктивност, туку и вашиот живот.
Зошто временските рамки можат да ја зголемат брзината
Дали некогаш сте имале цел месец да направите една мала работа – и таа „една мала работа“ го зазема целиот месец? Постои закон за овој феномен – „законот на Паркинсон“. Работата се протега толку долго за да го пополни времето што е потребно за нејзиното комплетирање.
Со други зборови, времето што си го давате себеси да завршите задача ќе трае колку што ќе трае, без разлика дали се работи за 30 минути, три часа или три недели.
Така што, за да ја подобрите продуктивноста, не си давајте повеќе време да завршите нешто, дајте си помалку.
Поставете агресивни крајни рокови и видете колку брзо можете да ги остварите. Очигледно дека сакате да сработите добро, но обидете се да целите кон брзина И квалитет.
Ќе откриете дека задачите за кои некогаш ви требало долго време да ги завршите, всушност се сработуваат многу побрзо.
Често пати ќе сработите подобро бидејќи посветувате целосна концентрација и фокус за да не го пробиете рокот. На овој начин законот на Паркинсон работи во ваша предност.
Подобрете ја ефикасноста со музички трик
Сте ја обавиле утринската рутина. Сте поставиле приоритети на листата со задолженија. Не сте ги провериле мејловите или пораките. Сега што?
Еве лесен начин што ќе ви помогне да ги одведете вашите работни способности на следното ниво.
Слушајте ја истата песна одново и одново. Еве зошто е тоа ефективно: наместо постојано да слушате различни песни, што ве охрабрува да внимавате на зборовите, ако ја слушате истата песна, се топите во неа, престанувате да се фокусирате на зборовите и едноставно се раните со нејзината енергија.
Оваа практика не го одвлекува вниманието и ви дава елан за работа.
Пребродете ја последната бариера
Сите овие стратегии за подобрување на продуктивноста се исклучително моќни и потентни. Но еве ја бруталната вистина: без разлика колку добро го правите дневниот распоред или без разлика колку многу стратегии за продуктивност користите, ако го мразите тоа што го правите, нема да бидете продуктивни.
Така што, ако се обидете да ги примените овие совети и се` уште се соочувате со потешкотии да ги завршите задолженијата, запрашајте се дали воопшто сакате да го правите тоа? Има ли нешто што ве плаши или ве тера да пружате отпор?
Понекогаш, можете да платите некој друг да го сработи за вас.
Иако има периоди кога треба да го надминете внатрешниот отпор, особено кога се обидувате да го промените животот, понекогаш тоа е знак за подлабок проблем.
Можеби вашето тело, ум и стомак се обидуваат да ви кажат нешто.
Зборувам од лично искуство, и последниот пат кога имав отпор кон работата беше поради тоа што имав работа што ја мразам и на крај дадов отказ, што исто така ја поправи и депресивната состојба во која бев.
Не можам да ви кажам со сигурност, но препорачувам да земете мал одмор, да се преиспитате себеси и да видите од каде доаѓа тој отпор.
Еве ги добрите вести: кога ги комбинирате сите овие стратегии со работа која вистинските ја сакате, ќе бидете несопирливи.
Извор: Entrepreneurs Handbook
