Електронската пошта претставува еден од главните начини на професионална бизнис комуникација. Ако меиловите се лошо напишани, можете да изгубите голема прилика. Ако се одлично напишани, лесно ќе ги претворите тие прилики во верни клиенти. Квалитетот на одговорот вообичано одредува дали некој клиент ќе ги најми вашите услуги или не, и колку многу тој клиент е желен да потроши.
Поврзано:
- Справете се со последиците на анксиозноста предизвикана од Ковид-19
- Работете од дома додека децата „ви висат“ над глава
Во основа, вашите одговори на деловните меилови треба да се добро обмислени и внимателно срочени. Во многу случаи, не се советува да се одговори на меиловите веднаш.
По читањето на професионалните мејлови, дајте му време на вашиот ум целосно да ги „свари“ пренесените информации во електорнската пошта и смислете добри одговори.
При одговарањето на деловните меилови, обрнете посебно внимание на тонот на вашите пораки. Ова обично се рефлектира во изборот на зборови што ги користите за да се изразите.
На пример, наместо да кажете – Ве молам испратете ги сите документи за транспортот на следната пратка лекови – попријатно е ако таа порака ја срочите на следниов начин: Бидете љубезни и испратете ги сите документи за транспортот на следната пратка лекови.
Дополнително, секогаш бидете сигурни дека вашите електорoнски пораки се директни и јасни. На самиот почеток на меилот наведете ја најважната информација. Пишаната информација има склоност да генерира поголемо значење отколку кажаните зборови. Така што, одбегнувајте користење на непотребни зборови, сконцентрирајте се на информацијата што сакате да ја пренесете во вашиот одговор и осигурајте се дека таа информација е целосна.
Различни начини за професионално одговорање на електронска пошта
Постојат различни начини како да дадете професионален одговор на добиен меил, а тоа зависи од вашата намера во таа порака. Меиловите во кои го уважувате стигнувањето на меил се вообичаено директни и кратки, но поголемиот дел од другите видови одговори бараат внимателно размислени и подготвени пораки.
Во основа, одговорите на меиловите вообичаено следат стандардна шема на пишување професионални одговори. Можеби ќе треба да почнете со потврда дека сте го добиле последниот меил пред да почнете да одговарате на прашањата во него. Секое прашање треба да биде одговорено во посебен параграф. Ова ќе ви помогне да ги покриете сите прашања и ќе им помогне на тие што го примаат вашиот меил полесно да ги разберат одговорите. Многу е важно е да научите секогаш да ги уважувате меиловите што ги добивате ако не можете да одговорите во следните 24 часа по нивното примање. Можете да си направите сопствен тертип за секогаш да имате спремни одговори, во графата на „canned responses“, доколку користите Gmail.
Еве неколку примери
Едноставно писмо во кое изјавувате дека сте го добиле мејлот може да гласи:
Почитуван г-дине Трајков,
Ви благодарам за вашите прашања во врска со нашиот нов проект со маркеитнг апликација преку меил. Член на нашиот тим ќе Ве контактира утре со детално објсанување за производот што одговара на вашите деловни потребни.
Ви благодарам уште еднаш за Вашиот интерес.
Со почит,
Тој и тој (име и презиме).
Пример на подетално писмо во кое изјавувате дека сте го примиле меилот.
Почитуван г-дин Стојанов:
Ви благодариме за Вашата нарачка на 25 ДВД-а. Ќе Ви ги испратиме во следните 3 дена.
Пред да Ви ги испратиме, треба да го знаеме видот на пакет што го претпочитате. Љубезно Ве замолувам да ја прегледата страницата со вашата нарачка и да го одберете пакетот што Ви одговара. Доколку имате какви било прашања, слободно побарајте нè на : 00389…… Тимот за грижа за клиенти веднаш ќе се погрижи за Вас.
Уште еднаш, Ви благодариме за вашата нарачка. Со нетрпение ги очекуваме Вашите конечни инструкции.
Со почит,
Тој и тој (име и презиме)
Пример за професионален деловен одговор на меил во кој станува збор за добивање информација
Почитуван г-дин Ангелов,
Ви благодарам за Вашите прашања во врска со софтверот за меилови што се рекламира на мојот блог. Секој од наведените софтвери функционира на единствен начин на различни платформи. Пред да Ви препорачам одреден софтвер, би сакал да дознаам малку повеќе за Вас и Вашите потреби:
1. Со каков вид на бизнис се занимавате? Дали сте самовработен, менаџер или сопственик на бизнисот?
2. Дали софтверот ќе го користите на мобилен телефон или компијутер? Дали користите пи-си или Мекинтош?
3. Каков вид на меилови испраќате најчесто? Дали се тоа одговори на прашања на Вашите клиенти, информации од бизнис кон бинзис или само меилови за членовите на тимот?
Уште еднаш, Ви благодарам за Вашиот интерес да набавите некои од меил софтверите што се рекламираат на мојот сајт. Се надевам дека ќе одговараат на Вашите деловни потреби.
Срдечно,
Горан
Пример за професионален одговор на меил во кој се бараат материјали
Почитуван г-дин Спасовски,
Во прилог е меилот со курсот по маркетинг што го побаравте. Како што кажав на мојата веб страница, ќе продолжам да испраќам дополнети верзии на курсот од време на време. Бидете сигурни внимателно да го научите првото поглавје од курсот. Тоа ќе Ви овозможи да имате цврста подлога на која ќе можете да ги надоградувате сите нови информации што ќе ги стекнувате во текот на курсот.
Се надевам дека Вашите меил кампањи веќе Ви носат добри резултати. Известете ме ако можам да Ви бидам од помош на кој било начин.
Со искрена почит,
Тој и тој (име и презиме)
Заклучок
Секогаш имајте срдечен тон во вашите меилови ако сакате поволни одговори. Не заборавајте да си дозволите да помине време пред да дадете професионален одговор на меил, тоа е најдобриот начин да се минимизираат грешките.
