Состаноците можат да ви ја убијат душата, пишува Доли Куг за блогот на ТЕД конференции, која работи како социјален психолог, има голем број освоени награди, е дипломец на Харвард и професор на факултетот за бизнис Стерн во Њујорк, каде исто така работи како експерт за несвесни субјективни судови и неетичко однесување кај секојдневните луѓе.
- Како да ги натерате луѓето да ве сакаат виртуелно
- Како да го победите заморот предизвикан од ZOOM
- Како дигиталните состаноци отвораат нови можности
Според нејзиното лично искуство, објаснува таа, генералната мудрост во менаџментот и психолошките истражувања, е дека состаноците вообичаено се одвиваат според одредена шема: тој што зборува прв ја поставува насоката на разговорот; храбрите, екстровертни лица кои се дел од демографското мнозинство на состанокот имаат поголеми шанси да заземат повеќе време, да добијат признание, да им се попушти во поглед на нивните идеи, и најверојатно ќе ги прекинуваат другите; што поголема е групата на луѓе која се среќава на состанок, толку е понезначаен разговорот и помали се шансите да успее да се подели во помали групи каде дискусијата би била значајна бидејќи во физичкиот свет тоа значи заземање повеќе време и простор; клучните информации веројатно нема да се споделуваат доколку другите веќе ги знаат, бидејќи помалку познати но важни информации не се споделуваат во голема мера; и, што и да е тоа што сме го сработиле или направиле за време на последниот состанок, најверојатно ќе го направиме пак на следниот состанок.
Резултатот е предвидлив: недоволно добар и недоволно инклузивен состанок.
Куг верува дека можеме да работиме подобро.
Без разлика дали водите состанок или сте само учесник во еден, постојат начини како таа средба да биде подобра, поконструктивна и поинклузивна. И, верувале или не, тоа е полесно да се направи на виртуелни платформи. Така што, додека голем дел од нас се заглавени пред екраните на нашите компјутери, ајде да ги искористиме овие прилики и некои од уникатните карактеристики што се нудат преку виртуелните платформи, за да имаме состанок што ќе биде поинклузивен и поефективен.
Вклучете фасилитатор на состанокот
Преголем број состаноци „во живо“ се недоволно успешни бидејќи нема кој да го држи воланот. Резултатот од ваквите средби е доминирање со времето и групно размислување, што пак се пречки за каква било инклузија. На виртуелните платформи, секогаш има домаќин на состанокот.
Искористете ја оваа можност како поттик секогаш да има присутен фасилитатор, кој ќе прави рамнотежа помеѓу времето што некој го зазема и понудата на повеќе различни гледни точки.
Дискутирајте за различни перспективи
Кога станува збор за различните гледни точки, размислете за оваа можност: зошто да зборувате за клиенти кога можете да вклучите вистински клиент за време на состанокот на ZOOM? Зошто да погодувате што мислат вработените во секторот, кога можете да имате такво лице со вас на состанокот каде тоа би ги споделило неговите/нејзините размислувања?
Искористете го виртуелниот формат за да излезете од хомогените мрежи што ја дефинираат нашата работна средина, нивоата на организационата табела, заедниците и социјалните кругови за да чуете поширок спектар различни мислења.
Поврзете ги имињата на учесниците со нивните лица
На голем број оналјн платформи, како што е ZOOM, името на секој учесник е видливо. Ова создава подобра можност да се научат имињата на луѓето, доколку се среќавате со нив за првпат, или пак не можете да се сетите на имињата на колегите кои сте ги запознале во минатото. Исто така можете да направите и „скриншот“, што можете да го користите како референца за идни состаноци.
Точно користетеги надимаците и имињата што учесниците претпочитаат да ги користат
На платформите како ZOOM името на учесниците е видливо за сите. Наместо да погодувате кој Никола се претставува како Кољо, а кој како Нино, надимаците исто така се видливи за сите.
Можеме да ја контролираме ситуацијата во која им се обраќаме на луѓето онака како што тие сакаат, а не на начин кој нам највеќе ни одговара, што пак неизбежно ќе оди во прилог на поголемиот дел од групата.
Научете како се изговараат точно имињата на учесниците
Можете да ги замолите сите да споделат во прозорчето за разговор како фонетски се изговара нивното име. Секој учесник би требало да го направи ова, не само оние кои имаат „тешки“ имиња за изговор. Луѓето се повеќе склони да влегуваат во интеракција со лица чии имиња можат да ги изговорот точно и со сигурност.
Проценета ја атмосферата во виртуелната соба
Многу платформи нудат начини преку кои можете да го процените пулсот на состанокот. Групното размислување и интеракција можете да ги прекинете со анкета, која може да биде анонимна а и не мора. Ова ќе ви овозможи да ја процените атмосферата во виртуелната соба и истовремено и им дозволува на учесниците да искажат помалку популарни ставови без притоа да треба вербално да се справуваат со лицата кои го застапуваат мислењето на мнозинството. Споделувањето на резултатите од некоја анкета може да ја промени нормата во групата за многу кратко време, со тоа што ќе се открие перспектива која претходно не била видлива.
Барајте претставување на повеќе идеи одеднаш
На виртуелен состанок, можете да искажете голем број размислувања истовремено, со поставување прашања на кои учесниците ќе можат да одговорат во прозорчето за разговор. Тогаш фасилитаторот може да ги повика учесниците да дискутираат на темата.
Имајте на ум дека голем број луѓе имаат тешкотии со процесирање на адуио и текстуални информации во исто време, така што идеално би било да им доделите и краток период време на учесниците за да ги искуцаат нивните одговори. Исто така, не заборавајте дека луѓето кои користат читачи на текст ќе завршат на прозорчето за разговор и со вербална дискусија во која ќе зборуваат еден преку друг, така што многу е важно просторно и временски да ги одделите темите за дискусија или добро да ја познавате вашата публика.
Снимените дискусии и транскриптите од состанокот нека бидат достапни за сите
Доколку ја искористите опцијата да го снимате состанокот, тогаш таа снимка би им била од корист на лицата кои би ја слушале друг пат. На пример, луѓето кои имаат обврски да се грижат за постарите родители или за нивните деца во време, каде поголемиот дел од нив се жени, можеби ќе требаат да се справуваат со повеќе задачи истовремено за време на состанокот.
Снимката им овозможува да го слушаат состанокот подоцна и да бидат во тек без притоа да се терет на другите. Секако, снимката може да биде непријатна или проблематична поради други причини, така што направете солидна проценка на оваа опција и осигурајте се дека имате дозвола за снимање од сите учесници.
Користете кратки и јасни реченици во вид на наслови
Некои платформи нудат автоматско генерирање кратки, јасни реченици, што можат да бидат корисни во широк спектар околности, како на пример кога некој има проблеми со слухот, или кога некои учесници го следат состанокот на јазик кој не им е мајчин, и кога поединци се трудат да ја блокираат вревата во позадината додека слушаат.
Оваа функција на виртуелните платформи треба да биде одобрена за користење, така што направете кратко истражување за вашата конкретна верзија на платформата. И ретко пати, овие реченици се целосно прецизни, така што важно е да ги сфатите ограничувањата на функцијата и да ги едитирате речениците.
Влегувајте и излегувајте од помали дискусии
Работилници за време на состанокот се одличен начин да се подобри ефикасноста на самиот состанок, но и да се подобрат односите помеѓу членовите на тимот. Во виртуелниот свет, тоа може да се направи со само еден клик. Создавање групи по принцип на случајност или претходно создавање разновидни групи се добри начини што можат да придонесат кон градењето односи и покрај секаквите видови разлики и лични граници помеѓу учесниците на состанокот.
Клучот кон успешната работилница за време на долгиот состанок се јасни инструкции во врска со времето, целта и испораките од средбата, доколку ги има. Нема потреба да издржувате традиционални групни дискусии што траат со саати.
Вежбајте читање невербални информации
Искористете ги виртуелните состаноци да ги изострите вештините за читање невербални знаци. На виртуелните состаноци, многу често може да се забележи она што истражувачите во полето на невербалната комуникација веќе го знаат: зборовите се само дел од она што го комуницираме. Во вистинскиот свет, не е учтиво да се зјапа во луѓето додека се обидувате да ги прочитате нивните невербални реакции; во виртуелниот свет, секако дека можете.
За време на состанокот, користете ја можноста да ги гледате сите учесници како во галерија, или прикачете одредено видео што може да биде видливо за време на целиот состанок. Напишете му некому приватна порака и гледајте како ја чита. Раскажете виц и гледајте како луѓето ќе реагираат. Слушнете нечиј аргумент и гледајте како другите реагираат на него. Набљудувајте го влијанието на потребата да се менуваат кодовите за комуникација помеѓу колегите кои имаат маргинализирани идентитети.
Тогаш, искористете го тоа што сте го забележале за да се вклучите во дискусијата како сојузник. Важно е да знаете да се претставите како љубопитен учесник, не како некаков манијак кој само зјапа.
Поставувајте прашања за моменталните предизвици
Никогаш претходно не сме ја имале таа слобода да кажеме „ајде да се обидеме повторно“ како сега во 2020 год. Сега, како никогаш досега, учиме по пат. Така што, на проактивен начин прашувајте ги луѓето со какви предизвици се соочуваат за да бидат се` уште активно ангажирани во нивната работа, понудете им повратни информации и заслужете ја нивната почит за време на виртуелните состаноци.
Всушност, Тседал Нили, професорка на факултетот за бизнис при Харвард и автор на книгата што наскоро треба да излезе од печат – „Револуцијата на работата на далечина“ – има мудар совет: таа предлага „одново да ги започнеме“ состаноците на далечина како начин да им помогнеме на сите да се ориентираат кон нови реалности. Размислете за овие совети во однос на инклузивните состаноци како еден чекор кон таквото „повторно започнување“.
Без сомнение, голем дел од искуството се изгуби во овој нов виртуелен свет. Куг признава дека и` недостасуваат колегите кои раскажуваат смешни анегдоти пред почетокот на состанокот, дека копнее по случаен контакт со очи, дека дури и не се сеќава какви обувки носат луѓето.
Сепак, виртуелниот свет нуди нови корисни искуства. Постојат начини како да се негува инклузијата во виртуелните средби што не се достапни во физичкиот свет. Обидете се со една или две од овие идеи за време на вашиот следен виртуелен состанок. Состаноците каде инклузијата се цени и практикува СЕ подобри состаноци.
