Поголемиот број претприемачи посакуваат да имаат поразвиени вештини за менаџирање време. Стандардниот работен ден содржи само 8 часа, но се чини дека деловните луѓе имаат толку многу обврски и ангажмани секој ден, па им се потребни 20 саата за да ги завршат, вели Тимоти Картер, директор во SEO.co за Entreprenur.
Постојат многу легитимни решенија за оваа дилема. Една од најуважените стратегии е да научите како ефикасно да делегирате за да го намалите вашиот целокупен товар од работните обврски. Исто така, можете да автоматизирате одредени задачи за да не мора вие да сте тој/таа кој/а ќе треба активно да ги менаџира.
- Како да изградите силно претпријатие со разновидна, обучена работна сила
- Промени што бинзис лидерите треба да ги земат предвид ако сакаат да се движат напред
- Совети за менаџирање проекти што секој радководител треба да ги знае
Но откако еднаш ќе ги употребите сите овие тактики, ќе ви остане само едно реално решение што може да ја оптимизира вашата продуктивност: менаџирање време. Само со подобрено управување со времето ќе бидете способни да го извршувате најголемиот број работни обврски во текот на денот.
Има многу совети што кружат на интернет во врска со ефикасното менаџирање на време, но некои од нив се контрадикторни, а други се целосно неразумни. Според Картер, еден од најважните пристапи кон менаџирањето време, и кој служи како постојан извор на поголема продуктивност, е вкоренет во еден едноставен концепт: потпирање на пократки временски интервали.
Како функционираат временски периоди, т.е. блокови
Во случај терминот да не ви е познат, „временски блокови“ се временски интервали што можете да ги користете за распределување на задачи, или збир на задачи, во текот на вашиот работен ден. Поголемиот број професионалци користат блокови од еден час или половина час, за да го организираат времето во текот на денот. На пример, можеби ќе посветат еден час на утринскиот состанок, половина час на одговарање меилови, половина час за средба со клиент и еден час за директна работа врз тековниот проект.
Овој систем е ефикасен бидејќи ви помага да ја процените количината време која е потреба да се заврши секоја задача, ви помага да ги групирате заедно помалите задачи и ви овозможува да одредите приоритети за вашиот работен ден на проактивен начин.
Проблемот е што, ако користите блокови од 30, 45 или 60 минути, нема да ја добиете целосната корист од стратегијата. Наместо со волку долги временски интервали, би требало да работите со многу пократки периоди, од 10, или дури од 5 минути. Елон Маск е познат по тоа што ја користи оваа тактика.
Зошто пократките временски блокови се поефикасни?
Се спречува Законот на Паркинсон
Еден од најголемите бенефити од користењето кратки временски блокови е тоа што дозволуваат да се спречи феноменот познат како Законот на Паркинсон. Во случај да не сте запознаени со овој принцип, Законот на Паркинсон е неформално тврдење кое вели дека работата има склоност да се шири до таа мера што мора да го пополнува кој и да е одредениот период време што и` го припишуваме на таа конкретна работа. Со други зборови, ако направите распоред и според него одредена задача одзема еден час време, најверојатно нејзиното извршување и ќе трае еден час, или приближно толку. Но ако наметнете пократки временски ограничувања, тогаш природно ќе ви дојде да ја завршите работата побрзо.
Овој пристап е особено применлив на договарањето состаноци. Наместо да одвоите 30 минути за состанок, размислете за тоа да одвоите 20 или 25 минути – најверојатно нема да забележите голема разлика но веднаш ќе ослободите повеќе време за вашите обврски во текот на денот.
Специфичност и свесност
Помалите временски блокови се исто така многу поспецифични отколку нивните поголеми колеги, и ви дозволуваат да го процените и измерите временскиот трошок со поголема прецизност. Ова, за возврат, ви дозволува да се сконцентрирате на задачите што ви го одземаат времето во текот на целиот ден и да ги идентификувате причините поради кои ви се арчи времето полесно. Колку сте посвесни за тоа како го поминувате времето, толку поефикасно ќе ви биде промената на сопствените навики и работна средина.
Контрола над паузите
Покусите временски интервали ја отвораат вратата кон често пати занемарените енергетски инјекции, а тоа се паузите. Се покажало дека паузите имаат мерлив позитивен ефект, односно дека го намалуваат стресот и ја зголемуваат продуктивноста, и треба да се прават во текот на денот. Но маката лежи во фактот дека кога сме преоптоварени со работа, паузите ни делуваат како нешто невозможно (или како симптом на мрзеливост). Имајќи го ова на ум, ако можете да договорите состанок што ќе трае 55 минути наместо полни 60, или работа на проект која ќе трае 20 минути наместо 30, тогаш создавате микро интервали во кои паузите спонтано си доаѓаат. Исто така, можете да договорите паузи со поголема редовност и да експериментирате со нивната должина и период од денот кога ќе ги направите. На крајот, ќе откриете ритам на правење паузи што ја поддржува вашата продуктивност без да ви го одзема вниманието, а во исто време, ниту еден од вашите приоритети нема да настрада поради промената.
Проблеми со стратегијата
Сево ова погорекажано не е доказ дека помалите временски блокови се совршена стратегија, или дека таа функционира за сите подеднакво. Сепак постојат одредени проблеми со оваа стратегија. За почеток, планирањето на денот во интервали од 5 минути изискува многу повеќе време отколку планирањето на обврските во интервали од 1 час. Дополнително, има и други неповолности и зависности за кои треба да се грижите: ако петминутна задача одземе 10 минути, одеднаш, остатокот од вашиот ден ќе биде поместен. И секако, оваа стратегија ќе функционира подобро за некои видови работници отколку за други.
Сепак, можете да ги компензирате поголемиот дел од негативните страни на тактиката. На пример, ако се грижите за големиот број зависности (од задача до задача во текот на денот), можете да создадете мали интервали време што ќе ви служат како тампон, да ги искористите кога ќе можете да стигнете со извршувањето на работата која сте ја забавиле. Ако сте тип на човек кој има тешкотии со конвенционалните пристапи кон менаџирањето на времето, обидете се со оваа стратегија и видете дали за вас функционира добро. Можеби ќе се изненадите од резултатите.
