Луѓето можете да ги поделите на две категории, во зависност од тоа како прават распоред во денот: творци наспроти менаџери. Има луѓе кои поголемиот дел од денот го поминуваат во менаџирање: или други луѓе или проекти. И има и такви кои го поминуваат времето во создавање, пишување документи, дизајнирање логоа, креирање апликации за кодирање, итн.
Барем вака би изгледало во совршениот свет, пишува Џори МекКеј за порталот fastcompany.
- Тајната на ефикасното менаџирање време е во малите временски интервали
- Тајната на одржливиот раст е препознавање на трендовите пред време
- Совети за менаџирање проекти што секој раководител треба да ги знае
Во реалноста, поголемиот дел од нас ги поминуваат деновите во хаотични обиди за балансирање на она што го правиме и тоа што треба да го менаџираме. Се фокусираме на голема цел и на крај завршуваме на состаноци, повици, бркање други колеги да си ги завршат задолженијата и сме преплавени со предизвиците на „менаџирањето“. Ова создава секаков вид проблеми – особено ако сте дизајнер, писател, софтверски инженер, или некој кој е најмен да смислува иновативни идеи и да биде креативен.
Но, со малку трикови, можете да создадете распоред што ќе ви овозможи да имате време да се фокусирате на она што е важно и сепак да присуствувате на состаноците и повиците, да одговорите на меиловите и да ги сработите „итните“ задачи.
Покажете ми го вашиот распоред и ќе ви кажам што е важно за вас
Набрзина погледнете го вашиот календар и кажете што гледате. Ако има големи „парчиња“ празен простор за фокус и работа на она што го сакате, тогаш честитки до вас! Вие сте дел од многу мал и ексклузивен клуб.
Вистината е дека 90% од луѓето велат дека не чувствуваат дека имаат контрола врз тоа како го поминуваат времето секој ден. Тоа не е добро.
Тогаш зошто се чувствувате преоптоварени со вашите дневни распореди?
Во еден познат есеј, програмерот и основачот на Y Combinator, Пол Граам посочува дека проблемот лежи во фактот што различни работни позиции различно го третираат времето:
Распоредот на типичниот менаџер следи стандарден стил на закажување состаноци и задачи секој ден, распределни во интервали од еден час или помалку. „Кога така го користите времето, тогаш проблемот да се сретнете со некој е практичен. Најдете отворен термин во вашиот распоред, договорете ги и готово,“ објаснува Граам.
Распоредот на еден креатор или творец одговара на лицата кои се занимаваат со креативна работа. На нив им е потребен распоред со подолги временски периоди – најчесто половина ден. „Не можете да пишувате или да програмите добро во единици од еден час. Тоа е едвај доволно време колку да почнете,“ Грахам вели.
Веднаш можете да забележите дека ова е неподобен систем.
Менаџерите ги менаџираат креаторите. Ова значи дека нивната работа изискува од нив да го распределат фокусираното време што им е потребно на креаторите да бидат креативни. Менаџерот лесно може да ви испрати покана за состанок но креаторите или творците ретко можат да ја отфрлат со аргументот дека се наоѓаат на средина на нивниот четиричасовен временски период кога многу се концентрираат.
Малкумина од нас имаат ниво на контрола и потребна автономија да блокираат половина ден без да присуствуваат на какви било повици или состаноци. Наместо тоа, завршуваме со премногу задачи кои се трудиме да ги сработиме истовремено, скокајќи од едно задолжение на друго, со расцепкан фокус.
Но како што е веќе добро познато, извршувањето повеќе задачи истовремено е мит. И менувањето на работни контексти го разјарува нашето продуктивно време. Ова не значи дека треба единствено да се водите според распоредот на еден креатор и да го игнорирате шефот. Напротив, и менаџерите и твроците или креаторите треба да најдат рамнотежа за време на нивните работни денови што функционира за сите.
Како да менаџирате и да креирате/содавате истовремено
Ако сакате најефикасно да го искористите работниот ден, вашиот распоред и вашите цели мора да се подредени. Но кој може да биде креативен во рок од 15 минути пред задолжителниот состанок пред ручек и повикот со тимот за продажба кој ќе трае еден час и ќе започне во 1ч30?
Основачот на Basecamp, Џејсон Фрајд објаснува: „Луѓето веќе немаат часови. Можеби ќе ви кажат дека работат од 8 до 10 часови дневно. Но тие не го прават тоа. Тие работат 15 минути и 20 минути и 25 минути и 6 минути, и можеби 45 минути ако се доволно среќни“.
И менаџерите и креаторите имаат потреба од време за да се сконцентрираат на интелектуална работа. И ова значи дека професионалците треба да имаат стратешки пристап кон тоа како го поминуваат времето секој ден, недела и месец.
Распределите ги деновите во неделата на денови за креирање и денови за менаџирање
Наједноставниот начин да се реши оваа дебата е да бидете и менаџер и креатор или творец, но во различни денови.
Еве пример: кога софтверскиот инженер Харисон Харниш премина од соработник на компанијата кон менаџер на тимот на далечина во Buffer, неговиот распоред одеднаш се видоизмени, од долги периоди слободно време до време кое целосно го трошел на менаџерски проблеми. Тимовите од компанијата почнале да го бараат за лидерски совети и за помош. Ова значи дека се појавиле повеќе „итни задачи“ што му го пренасочиле фокусот.
Но постојаното менување на стилот на работа, од менаџер кон креатор и обратно, довело до тоа да се поткопа квалитетот на двете позиции. Харисон пишува: „Особено кога работев на проекти што опфаќаа повеќе тимови, има огромна количина контекст што треба да се формулира во вашиот ум пред да почнете да го решавате проблемот. Создавањето контекст може да одземе часови, а потоа некој случајно ве прекинува и се` е изгубено“.
Неговото решение се состои од распределба на деновите од неделата. Некои денови се посветени на менаџерски задолженија, додека други се наменети за задлабочено кодирање.
Ако сте менаџер кој исто така во голема мера придонесува во тимот, ова може да реши голем број проблеми: секој ден знаете на што конкретно треба да се фокусирате; вашиот тим има јасни очекувања; секој треба добро да размисли пред да дојде со барање да се реши некаков итен проблем.
Последната поента ретко пати се препознава од страна на менаџерите. Кога не сте постојано достапни, тоа ги тера луѓето да бараат други решенија.
„Важно е да се забележи дека задлабочената работа може да биде прекината од работи кои се и итни и важни. Игнорирањето на известувањето би било лошо за сите! Сепак, ако секое прашање се третира како итно тогаш најверојатно таквиот пристап ќе направи повеќе штета отколку корист“.
„Часовите во канцеларија“ искористете ги за дневно менаџирање
Ако не можете да ги усогласите деновите од неделата според вашите менаџерски или творечки обврски, обидете се да ја прилагодите стратегијата според вашиот дневен распоред. На истиот начин на кој универзитетските професори имаат одредено конкретно време секој ден за состаноци, така и вие можете да создадете „часови во канцеларија“ што претставуваат слободни временски блокови за менаџирање, состаноци и случајни разговори.
Ајде да претпоставиме дека се чувствувате најмногу продуктивни и фокусирани наутро. Ова е главното време за еден креатор, така што добро би било ако можете да одвоите неколку часа наутро за ваков вид работа. Ова ви овозможува попладнето да ви биде слободно за работа која не бара толкав фокус, како што е одговарање и пишување меилови, обавување повици и состаноци.
Дури можете да користите „часови во канцеларија“ во одредени денови, или да го повторувате тој распоред за да можат колегите однапред да закажат состанок преку календарот на Google. Убавото нешто во оваа стратегија е што ви овозможува да не чувствувате вина за незавршени задачи на дневна основа.
Авторот на бестселери и дизајнер, Пол Џарвис, појаснува: „Што подолго се фокусирате на еден единствен вид задача, толку побрзо ќе ја завршите. Така што, групирањето на сето пишување што треба да го сработам наутро значи дека можам да напишам пет до шест статии во еден замав. Или, целиот ден ќе го поминам во програмирање сајтови за клиенти, што пак го тера мојот мозок да влезе во „расположение за кодирање“.“
Ова е суштината на распоредот на креаторот – посветено време со цел да се сработи задачата. Но исто како и неделните распореди, морате да се осигурате дека сите други знаат кога сте достапни. Бидете јасни во врска со вашиот распоред и потоа фокусирајте се во времето што сте го одредиле за такви активности. Ретко се случува да постои итен случај што не може да почека до закажаните часови во канцеларија.
Користете ритуали и рутини за да се префрлите од еден во друг начин на работа
Без разлика дали го распределувате времето на дневна или неделна основа, секогаш ќе има мала фрикција. За несреќа, обично се лизгаме во тие моменти.
„Понекогаш, еден состанок може да влијае на целиот ден,“ Граам објаснува. „Еден состанок вообичаено одзема половина ден, дали наутро или попладне“.
Ова се должи на она што се нарекува „остаток од внимание“. Кога менуваме задачи или „начини на работа“, нашиот мозок не може веднаш да се пренасочи. Наместо тоа, остануваме заглавени во размислувањето за тоа што сме го правеле до тој момент и тешко ни е да се фокусираме на задачата што не` чека.
За среќа, можете да се подготвите за овие ситуации со примена на рутини и ритуали.
Рутините, како што е дневниот или неделниот распоред, му помагаат на мозокот да создаде навики и автоматски да знае што да очекува секој ден. Од друга страна, ритуалите се дејства што ви помагаат лесно да се движите помеѓу навиките и „начините на работа“.
Помислете на авторката Маја Анеглу, која пишуваше само во мали хотелски соби. Или на писателот Џек Керуак, кој секогаш се грижел да ја допре земјата девет пати пред да почне со креативна работа. Па дури и на Бетовен, кој секој ден морал да одвои 60 зрна кафе за неговата дневна доза пред да почне да работи.
Иако нема потреба да прибегнувате кон такви екстреми, едноставен ритуал за работниот ден што ќе ви помогне да се префрлите во начинот на работа на креаторот е моќна алатка.
Како да го совладате правењето распоред за менаџер и за креатор/творец
Овие стратегии ќе ви помогнат да најдете рамнотежа во времето помеѓу вашите менаџерски обврски и задачите што инволвираат длабока концентрација. Сепак, овие вештини претполагаат дека сте свесни за тоа како вистински го поминувате времето секој ден. Но, како што може да се забележи од стотиците истражувања за тоа како се поминуваат работните часови, како ние кажуваме дека сакаме да го поминуваме времето и како навистина го поминуваме ретко пати се поклопува.
Велиме дека сакаме да се фокусираме на кодирање нови функции во апликација. Но на крајот од денот, проверуваме меилови и пораки на алатките за комуникација. Или, велиме дека сакаме да завршиме со работа во 5 часот, и да поминеме време со семејството, но завршуваме со работа за време на вечерите и викендите цели 92% од нашето време!
Авторот на книгата „Длабока работа“, Кал Њупорт вели: „Голем дел од деновите ги поминуваме на авто-пилот, не размислуваме многу за тоа што го правиме со нашето време. Тоа е проблем. Тешко е да не дозволите тривијални ситници да влезат во вашиот распоред освен ако не се соочите со моменталната рамнотежа помеѓу длабоката и плитката работа, и потоа да создадете навика да направите пауза пред да преземете дејство и да се запрашате: што има најмногу смисла во моментов?“.
Такво ниво на свесност за себе тешко се постигнува. Особено ако сте бомбардирани со „итни задачи“.
Затоа, ако чувствувате дека вашиот ден ви бега од контрола, обидете се со некоја од овие стратегии. Креаторот наспроти менаџерот не прави голема разлика се` додека го сработувате тоа што треба секој ден и се чувствувате добро поради тоа.
