Како и многу други компании и организации, и Шведскиот институт во моментов работи на реорганизирање на планираните активности како резултат на пандемијата предизвикана од коронавирусот. Физичките состаноци се откажани и стануваат дигитални. Во овој прилог, Лукас Гринд, дигитален фасцилитатор во Шведскиот институт, објаснува како да се искористи потенцијалот на дигиталните состаноци.
Поврзано:
- Како фитнес индустријата се прилагодува на новите услови на криза со Ковид-19
- Корона вирусот влијае на глобалниот бизнис, но некои индустрии успеваат да растат и во услови на пандемија
- Брендовите го адаптираат својот бизнис за да можат соодветно да одговорат на потребите на потрошувачите за време на коронавирусот
Активностите на оваа институција во голема мера се сведуваат на создавање мрежи и односи помеѓу луѓето од целиот свет. Ова го прават преку програми за лидери, состаноци со минати членови, новинарски посети, стипендии и културни активности.
Но, бидејќи физичките состаноци, посетите и патувањата се сега откажани или одложени, ние, како и многу други, мораме да го промениме начинот на работење. Со цел да бидеме способни да ги извршиме нашите планирани активности, во моментов правиме голем чекор напред во насока на дигитализирање на нашите лидерски програми.
„Учесниците во нашите различни лидерски програми покажуваат висок степен на разбирање кога ги одложуваме состаноците, т.н. модули, што треба да се одржат во Шведска на пролет и на лето,“ објаснува Адиам Тедрос, раководител на секторот за развој на програми. Поради околностите, сега се фокусираме на развивање на нашите онлајн состаноци.
Лукас Гринд е дизајнер кој постојано учи и е дигитален фасцилитатор во Шведскиот институт. Во моментов, секторот развива иновативни, креативни и интерактивни решенија за тоа како учесниците во лидерските програми од различни земји можат да стекнат ново знаење и вештини и како да ги изградат нивните односи дигитално.
„Шведскиот институт веќе ја почн со оваа трансформација што сега треба да ја надградиме поради пандемијата,“ вели Гринд.
Тој нагласува дека не се работи за претворање на физичкиот состанок, работилница или тренинг во нивна дигитална верзија. Важно да се препознае потенцијалот на дигиталните состаноци, нивните специфични квалитети, а не да доминира уверувањето дека е полоша верзија од физичкиот состанок.
„Со ваков став, нови можности ќе се појават, за да можете да продолжите со развојот и да ги комбинирате физичкото и дигиталното учење на начин кој често создава дури и поголемо влијание. Во времиња како овие, потребите за дигитална трансформација се зголемуваат. Ова значи постојана работа и ние постојано учиме нови начини да постигеме максимална ко-креација и дигитално и физички. Заедно со партнерите и нашите учесници, продолжуваме со нашата работа на Агендата 2030,“ Гринд посочува.
Совети за сите оние кои сакаат да ги развијат дигиталните состаноци:
Подготвување за состанок
Дигиталниот состанок бара многу повеќе време и подготовка бидејќи импровизирањето не е лесно како на физичкиот состанок. Ова можеби придонесува и кон фактот дека дигиталните состаноци на Шведскиот институт во денешно време се поефикасни и пофокусирани. Обично ја објавуваме целта, поентата, агендата, пристапот и документите за ко-креација и потребната документација, многу однапред.
Одбегнувајте долги состаноци, поделете ги во неколку пократки интеракции за да се одржи фокуст и интересот со текот на времеот. Ги дизајнираме интеракциите како процес и замислуваме што се случува претходно, за време на и по состанувањето во живо на видео состанок. Кога се состануваме во живо, се фокусираме на она што најдобро го правиме заедно и не можеме посебно. Пред и по дигиталниот состанок, се фокусираме на работата што можеме да ја завршиме засебно.
Дигитална платформа „Howspace“
Howspace е интерактивна платформа за учење што се користи во лидерските програми на Шведскиот инситут за полесно споделување содржина и комуницирање со учесниците пред, за време на и по одржаниот семинар во живо. На платформата се ставаат видео предавања, презентации на учесниците, обрасци за работилници и задачи. Платформата исто така овозможува и опција за разговор и за споделување повратни информации помеѓу учесниците.
Споделуваме материјали максимум 20 до 30 минути во посебна сесија, со цел да го одржиме интересот на сите учесници. Планираме да поставиме и аудио лекции, видео предавања и пренос во живо на студиските посети во возбудливи организации. Учесниците можат да и` пристапат на содржината кога им е по волја.
Експертски коучинг
Ќе посветиме големо внимание на личнитее проекти на учесниците и нивниот развој, и ќе ја зголемиме количината на онлајн коучинг што им е овозможена од страна на експерти. Една од предностите на дигиталното работење е фактот што експертите и менторите можат одблизу да ги следат проектите на учесниците.
Zoom
Во Шведскиот институт се користи платформата Zoom за одржување видео состаноци. Zoom има можности што ги олеснуваат различните видови интеракции, како што се анкети и одвоени групни дијалози во истиот видео семинар – т.н. „раздвоени сесии“. Овие карактеристики овозможуваат поинтимни разговори помеѓу мал број учесници, што пак на повеќе лица им дава шанса да зборуваат.
Slack
Платформата Slack ја користиме да комуницираме и создаваме односи едни со други надвор од видео состаноците. Ова ја намалува количината на разменети мејлови, создава ред и го зголемува контактот помеѓу колегите и учесниците во програмата. Исто така, го користиме Slack за да создадеме средина за помали групи за учење со цел создавање односи и дискусија за проектите.
Создавање дигитална култура
Создавањето кулутра на однесување и односи онлајн може да биде голем предизвик и важно е свесно да се работи со културата на групата. Еден начин е д а се создадат рутини и форуми што ни овозможуваат редовно да влегуваме во интеракција во врска со работните обврски, како и за да социјализираме онлајн. Со Slack, создаваме различни канали за комуникација за различни цели, на пример имаме канал наречен „Кај кафематот“ и „Размена на искуства“. Со Zoom, имаме редовни виртуелни проверки едни на други за да компензираме за неформалните разговори што вообичаено се случуваат автоматски во канцеларија.
