Различни тимови имаат различни стилови на работа и на комуникација. Како искусен говорник на оваа тема и тренер на тимови, Рајан Џенкинс кој пишува за Entreprneur.com, точно знае дека генерацискиот јаз меѓу членовите на тимот со различна возраст може да биде огромен.
Всушност, 83% од работниците кои припаѓаат на т.н. генерација Зед претпочитаат лично да стапуваат во интеракција со менаџерите, додека пак 82% од менаџерите веруваат дека вработените од оваа генерација претпочитаат да комуницираат преку брзи пораки. Понатаму, 57% од припадниците на генерацијата Зед сакаат да добиваат повратни информации неколку пати неделно, додека пак 50% од нивните менаџери им даваат повратни информации толку често.
- Причините поради кои некои луѓе стануваат неспособни работници
- Што ја убива самодовербата на работното место и како да го надминете тоа
- Неверојатни работи што се случуваат кога жени претприемачи се фокусираат на заедницата
Застапеноста на мобилната технологија и сеприсутната можност за поврзаност создаде огромен број на нови канали за комуникација. Емеил, текстуална порака, „чат“, видео повик и социјална соработка се горе-доле новите форми на комуникација кои не постоеја во текот на поголемиот дел од 20от век.
Комплексноста на комуникацијата се интензивира кога повеќе канали се комбинирани со различните комуникациски преференци и очекувања на секоја генерација на работното место. Комуникацијата помеѓу генерациите е вистински предизвик, но лидерите сакаат и овој аспект од нивната работа да го изведат беспрекорно. Во прилог се стратегии што можете лесно да ги примените на работното место за да можете ефикасно да го надминете генерацискиот комуникациски јаз.
Стекнете општа свесност
Општа свесност за тоа како секоја генерација ì пристапува на комуникацијата е клучна за затворање на комуникацискиот јаз. Запомнете дека карактеристиките на генерацијата се индикатори, а не апсолутни вредности, и тие можат да ви помогнат да се поврзете и да влијаете.
- Лицата кои се родени по Втората Светска Војна, односно меѓу 1946 год и 1964 год ценат формални и директни начини на комуникација, а претпочитаат размената на информации да се случува лице-в-лице, преку телефон или емеил; и ги ценат заднинските информации и детали.
- Припадниците на генерација Икс ценат неформални и флексибилни начини на комуникација и претпочитаат да користат емеил, телефон, текстуални пораки и Facebook. Тие ценат кога во компанијата има воспоставено професионален протокол на работење и однесување.
- „Милениумците“ ценат автентични и брзи начини на комуникација и претпочитаат да користат текстуални пораки, „чат“, емеил и Instagram. Нивните вредности се ефикасност и дигитален прв пристап.
- Генерација Зед сака транспарентна и визуелна комуникација, а препточитаат да користат дигитални алатки за видео повици како Snapchat, YouTube, TikTok,и FaceTime. Тие ценат видеа, гласовни наредби и пристап што можат да го имаат само преку мобилен телефон.
Изненадувачки, преку 70% од припадниците на генерацијата Зед сакаат да комуницираат лице-в-лице на работа. Тие ќе продолжат да се вплеткуваат и отплеткуваат ви и од дигиталните канали што се навикнати да ги користат, додека истовремено бараат повеќе средби лице-в-лице.
Комуникацискиот јаз се гледа и според тоа колку една генерација користи емотикони. Дури 83% од генерацијата Зед кои користат емотикони се чувствуваат поудобно кога ги изразуваат сопствените емоции преку емотикони отколку преку телефонски повик, споредено со милениумците – 71%, генерацијата Икс – 61%, и повоената генерација – 53%.
Прилагодете се на лицето со кое комуницирате
Користете ги генерациите како индикатори и прилагодете се на типот на комуникација што е најмногу употребуван од таа генерација. На пример, припадниците на повоената генерација кои сакаат да се поврзаат со генерацијата Зед не треба да се јават и да остават говорна порака. Наместо тоа, треба да испратат текстуални или инстант пораки. Во спротивна насока, припадниците на генерацијата Зед кои сакаат да се поврзаат со тие родени по Војната не треба да им испраќаат видео пораки на социјални медиуми. Наместо тоа, одлучете да направите телефонски повик или одржете состанок лице-в-лице.
Не станува збор за тоа како комуникаторот сака да ја пренесе замислената порака туку за тоа како примателот на пораката најверојатно ќе ја консумира истата.
Исто така, важно е да се погоди вистинскиот канал со типот на информација што треба да се пренесе.
Телефонските повици одговараат за детални, долги, тешки или емотивни разговори.
Меиловите се корисни за кратки, информативни пораки и/или инструкции.
„Четот“ најдобро служи за општи објави, вести, неформални пораки, тимска соработка и социјализација.
Видео повици (Zoom, FaceTime, Teams и други) се дизајнирани да користат за долги, фокусирани, емотивни или тешки разговори, преполни со повратни информации.
Имитирајте ја комуникацијата
Одговорете на комуникациите со користење на истиот канал преку кој била добиена. На пример, ако припадник на генерацијата Икс добие порака од колега милениумец, тогаш првиот не треба да му се јави вториот, туку да го имитира тој тип на комуникација со испраќање текстуална порака.
Ако навистина морате да го смените комуникацискиот канал, тогаш одвојте време да се навратите на претходната размена на информации во новиот комуникациски канал.
Поставете очекувања од комуникацијата
Ако тим или поединец не бил доволно јасен во врска со неговите комуникациски преференци, тогаш другите ќе се најдат во ситуација да нагаѓаат кој од палетата комуникациски канали треба да го користат и тоа најверојатно ќе биде различно од нивните лични преференци.
Така што, бидете проактивни во врска со информирањето на другите за тоа како можат да се поврзат со вас. На пример, вработен кој е припадник на генерацијата Зед може да каже дека претпочита текстуална порака повеќе од телефонски повик во потписот на нивниот емејл или профилот на Slack. Или пак, некој кој е припадник на повоените генерации може да истакне дека претпочита емеил наместо говорна порака.
Создадете договор за комуникација со тимот
Целта на креирањето комуникациски договор е создавање официјални насоки што ги истакнуваат правилата за тоа како членовите на еден тим комуницираат меѓусебно.
Јасното комуницирање за начинот на комуникација е клучно во денешните работни средини со висока технологија и дигитализација. Комуникацискиот договор ви помага да поставите очекувања, да воспоставите граници за да ја заштитите клучната работа и да ја насочувате комуникацијата.
Ако работите со тим чии членови припаѓаат на различни генерации, тогаш поставете ги следниве прашања за да постигнете консензус.
- Кои комуникациски предизвици во моментов постојат во тимот? На пример: премногу информации во кои треба да се испочитуваат временски рокови се испраќаат преку емеил наместо преку чет.
- Кој комуникациски канал тимот најчесто го користи? Дали е тој најефикасниот канал? На пример: емеилот е најприсутен, но намалување на дневниот број меилови е добредојдено.
- Дали постојат видови информации што треба да бидат приоритетни? На пример: дали некои дописи од сегашни или можни клиенти треба да бидат приоритет.
- Кои видови комуникација не треба да се преговараат? На пример: месечни состаноци лице-в-лице, во живо или виртуелно, мора да се одржуваат со цел да се одржат врските во тимот.
- Какви се очекувањата (изговорени и неизговорени) во врска со обезбедувањето одговор преку емеил, телефон, порака, чет…? дали овие очекувања се неопходни или податливи за успех? На пример: очекувањата во врска со тоа кога ќе одговорите на емеил се помеѓу 24 и 48 часа. Ако одговор е потребен порано, тогаш користете текстуална порака или чет, каде очекувањата за добивање одговор се помеѓу 15 и 30 минути.
- Како треба да се третира времето познато како „без вознемирување“, т.е. годишен одмор, вечери, слободно време? На пример: во работни денови, не треба да се очекува вработените да одговорат после 6 часот навечер.
- Кој комуникациски канал треба да се користи само за итни случаи? На пример: непланирани телефонски повици се одржуваат само во итни случаи и треба да се третираат од сите членови на тимот како информации со висок приоритет.
- Како треба да се одржуваат состаноците за да се постигне максимално учество и ефикасност? На пример: почести но многу пократки состаноци (15 минути или помалку) кои ги водат членовите на тимот по ротирачки принцип.
Размислете за посебен договор за каква било надворешна комуникација со клиенти, муштерии и продавачи. Откако еднаш ќе ги дефинирате начините на комуникација, ќе можете ефикасно да ги водите вашите вработени, без разлика на која генерација се припадници.
